Dono de PME erra ao ignorar Reforma Tributária; siga esses três passos agora

A cena é comum entre pequenas e médias empresas (PMEs) brasileiras: muitos gestores ainda acreditam que a Reforma Tributária "não chegou" de fato. Mas a verdade é que ela já está em curso, e a transição para o novo sistema será mais complexa e demorada do que se imagina. Segundo especialistas, o primeiro passo é claro: realizar um diagnóstico tributário do negócio para avaliar se os sistemas fiscais atuais estão preparados para lidar com o novo regime.

"Tem muito empresário esperando por uma regulamentação futura. Mas essa espera não faz mais sentido. A transição começa em janeiro de 2026, e quem ainda não iniciou esse processo já está atrasado", alerta Fagner Souza, gerente jurídico da SIS Innov & Tech, consultoria especializada em inovação e transformação digital, em entrevista ao Economia Real.

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A partir de 2026, empresas de todos os portes deverão emitir notas fiscais com os novos tributos — IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) — mesmo que ainda não precisem recolhê-los.

"Sem esses campos preenchidos, a nota fiscal pode ser rejeitada. Isso significa, literalmente, não conseguir vender", explica Rudnei Rocha, CIO da SIS Innov & Tech.

A pedido da reportagem, os consultores elaboraram um plano de ação em três etapas para preparar as PMEs para a nova legislação tributária:

1. Assessment: Levantamento completo da estrutura atual do negócio — incluindo sistemas, fornecedores e processos fiscais e contábeis;
2. Mapeamento de riscos e gaps: Identificação de soluções manuais ou desatualizadas que não suportam a nova lógica de apuração e emissão de tributos;
3. Plano de ação com testes: Migração de sistemas ou atualização de soluções com parceiros tecnológicos preparados, além de testes simulados com as novas regras fiscais.

"Nosso papel é garantir que a empresa opere com os dois sistemas em paralelo durante a transição, mas também compreenda o impacto estratégico da Reforma no negócio", reforça Rocha.

Para Souza, o maior erro é tratar a adequação como uma simples mudança de alíquota. "Estamos falando de substituição de tributos. É uma mudança de arquitetura tributária", afirma.

Diagnóstico tributário e impacto estratégico

Além dos ajustes operacionais, os especialistas alertam que os empresários devem reavaliar pontos críticos como:

• Fluxo de caixa: Com o novo modelo de split payment, os tributos serão recolhidos automaticamente na transação;
• Localização da empresa: Com a cobrança no destino, e não na origem, antigos benefícios fiscais podem deixar de fazer sentido;
• Precificação e margem de lucro: A nova base de cálculo pode reduzir significativamente a rentabilidade.

"É comum vermos negócios que, ao simular a nova estrutura tributária, descobrem uma queda brusca na margem. Por isso, desenvolvemos uma ferramenta de inteligência fiscal que antecipa cenários e permite ajustes estratégicos", destaca Souza.

A complexidade do processo exige mais do que o trabalho do contador. Segundo Rocha, o projeto requer profissionais que dominem os aspectos jurídicos, fiscais e tecnológicos da Reforma. "É uma transição multidisciplinar. E quanto mais o empresário adiar a preparação, mais caro será se adaptar depois", conclui.

Este conteúdo integra a série especial do Economia Real sobre a Reforma Tributária. Publicamos novos textos às terças e quintas, com análises práticas para quem quer se preparar desde já para as mudanças no sistema tributário brasileiro.