Reforma Tributária: O detalhe técnico que pode virar pesadelo na sua empresa

Com a chegada da Reforma Tributária, um detalhe técnico pode se transformar em pesadelo para empresas de todos os portes: os códigos usados para identificar produtos e serviços. Se estiverem errados, podem impedir a emissão de notas fiscais já a partir de 2026 — o que travará vendas, paralisará operações e culminará em prejuízos para os negócios.

"Saneamento de dados é o nome do jogo agora. Sem ele, a empresa corre o risco de não conseguir emitir nota", alerta Ana Paula Maciel, diretora de conteúdo tributário da Vertex, em entrevista ao Economia Real.

À reportagem, a especialista explica que esse processo envolve revisar os códigos fiscais que cada negócio utiliza, ao cruzar informações com as novas exigências da Reforma. E a boa notícia é que a tecnologia pode, e deve, ser aliada nessa jornada.

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ALERTA

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Hoje, produtos e serviços já possuem códigos fiscais — os famosos NCM (para mercadorias) e a lista de códigos da Lei Complementar 116 (para serviços). A Reforma Tributária, no entanto, muda essa lógica.

Produtos continuarão com códigos, mas os serviços ganharão uma nova codificação, baseada no NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços), que tem mais de 2 mil itens e não se alinha diretamente com os códigos atuais.

"Ambos os códigos, o atual e o novo, precisarão ser informados na nota fiscal. E se eles não estiverem corretos ou não baterem entre si, a nota pode ser bloqueada. Isso trava a operação da empresa", explica Ana.

diVULGAÇÃO/VERTEX

Ana Paula Maciel, diretora de conteúdo tributário da Vertex

Saneamento de dados: o que é e como começar?

O primeiro passo para quem quer se preparar é fazer o chamado saneamento de cadastro. Isso significa revisar todos os códigos fiscais usados nos produtos e serviços da empresa e conferir se eles estão corretos e atualizados. "Tem muita empresa que não usa o código certo, ou usa o mesmo código para produtos diferentes. Agora, isso pode custar caro", diz Ana.

Segundo ela, esse trabalho é multidisciplinar: envolve o time fiscal (para analisar a legislação), o time técnico (para entender a composição de cada produto ou serviço) e, se necessário, engenheiros ou especialistas do setor. "Às vezes, a diferença entre um código e outro depende da proporção de alumínio em uma liga metálica. É técnico mesmo", afirma.

É nesse ponto que entram as soluções tecnológicas. Empresas como a Vertex oferecem motores de cálculo que se conectam aos ERPs (sistemas de gestão) e automatizam os cálculos tributários com base em regras atualizadas diariamente.

Temos um time de 50 pessoas no Brasil que acompanha os Diários Oficiais para manter esse banco de dados atualizado. São cerca de 90 atos legais por dia, dos quais pelo menos 40 impactam diretamente as regras de tributação", conta Ana.

Essas plataformas também oferecem suporte na emissão de notas fiscais, ao calcular os tributos que são informados nesses documentos fiscais. "É como uma calculadora inteligente que fala: este produto, com este código, vendido deste estado para aquele, tem esta alíquota", exemplifica.

Ana reforça que a adaptação à Reforma Tributária não é responsabilidade só do time de impostos. "É um programa dentro da empresa. Envolve jurídico, precificação, logística e até engenharia. É uma mudança que afeta a operação como um todo", afirma.

E para quem ainda acha que pode esperar, o recado é claro: o futuro já começou. "Tem muita coisa ainda para ser regulamentada, mas já temos diretrizes suficientes para agir agora. Quem começar antes, pode até sair ganhando em competitividade", finaliza.

Este conteúdo integra a série especial do Economia Real sobre a Reforma Tributária. Publicamos novos textos às terças e quintas, com análises práticas para quem quer se preparar desde já para as mudanças no sistema tributário brasileiro.