Sem ERP atualizado, empresas podem travar com a Reforma Tributária

A Reforma Tributária começa a sair do papel e deve transformar não apenas a forma como empresas calculam impostos, mas também sua própria estratégia de negócios. Nesse cenário, os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) se tornaram peça-chave para assegurar que a transição ocorra sem dores de cabeça aos empresários e, por isso, as empresas de tecnologia de gestão já correm contra o tempo para adaptar suas soluções.

O desafio não é pequeno: a partir de janeiro de 2026, notas fiscais só serão validadas se trouxerem os novos tributos IBS e CBS. Isso significa que qualquer atraso na atualização do sistema pode travar a operação de uma empresa inteira.

Na TOTVS, a preparação começou anos antes da aprovação oficial. A companhia participa do programa-piloto do governo e já adaptou seus sistemas para calcular os novos impostos.

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"A nossa preocupação é que a mobilização das empresas ainda está aquém do necessário. Quem não atualizar suas soluções corre o risco de ter notas rejeitadas já no primeiro dia de 2026", afirma Rodrigo Sartorio, diretor de Produtos da TOTVS, ao Economia Real.

A WK também saiu na frente e liberou nos últimos dias uma nova versão de seu ERP com campos automáticos para IBS e CBS. "Nosso cliente não precisa fazer nada neste momento. O sistema já está preparado para calcular os novos impostos e validar a nota fiscal eletrônica junto ao governo", explica Márcio Tomelin, diretor de Produto e Mercado.

Na Omie, o foco é ajudar pequenas e médias empresas a lidar com a complexidade da classificação fiscal de produtos. "Humanamente é impossível acompanhar tantas mudanças. Por isso, usamos inteligência artificial e machine learning para sugerir a tributação correta de cada item", diz José Adriano Vendemiatti, diretor de Sucesso do Cliente.

Se adaptar à nova legislação não é só uma questão de atualizar o ERP. Para os especialistas, a Reforma pode exigir mudanças estruturais. Sartorio lembra que a forma de calcular impostos será alterada, o que pode levar empresas a repensar até onde manter fábricas e centros de distribuição.

Tomelin reforça que a escolha de fornecedores será decisiva: apenas quem emitir corretamente os tributos permitirá que o comprador aproveite créditos fiscais.

Já Vendemiatti alerta que cada negócio sentirá os impactos de forma diferente. "Não dá para generalizar. O efeito para uma loja de varejo não será o mesmo de uma prestadora de serviços. Cada empresa precisa analisar de quem compra e para quem vende para entender seus riscos e oportunidades".

O que fazer agora

Para os três executivos, os empresários não podem mais adiar a preparação. As recomendações convergem em cinco pontos:

• Entender a Reforma: conhecer os conceitos de IBS, CBS e split payment.
• Atualizar o sistema: garantir que o ERP esteja na versão mais recente.
• Parametrizar e testar: simular notas fiscais ainda em 2025.
• Revisar fornecedores e enquadramento fiscal: avaliar fluxo de caixa e créditos tributários.
• Integrar contador e gestão: tratar a contabilidade como parceira estratégica.

Os porta-vozes não economizam nas advertências. "O empresário que ainda não começou já está atrasado. Aqui, a consequência não é multa, é parar de faturar", resume Sartorio.

Para Tomelin, o erro mais grave é terceirizar toda a responsabilidade: "O empresário não pode jogar esse desafio só para o contador ou o TI. Ele precisa entender os impactos de negócio que a Reforma vai trazer".

Vendemiatti reforça a urgência: "O primeiro passo para enfrentar a Reforma de forma organizada é ter um sistema de gestão. Quem ainda não tem, já está atrasado".