PMEs perdem dinheiro com desorganização; veja como evitar

Muitas pequenas e médias empresas (PMEs) ainda associam o mapeamento de processos à burocracia, mas especialistas afirmam que a realidade é o oposto: organizar fluxos de trabalho aumenta a eficiência, melhora a competitividade e evita que o crescimento vire desorganização. O Economia Real ouviu executivos que apontam os sinais de alerta, os primeiros passos e como a tecnologia pode simplificar a jornada.

"Muitas PMEs associam 'estruturar processos' a burocratizar o negócio, quando na verdade é o contrário: processos bem desenhados são a base para o crescimento sustentável", afirma Fábio Magalhães, fundador e sócio da Ideen e da Revvo.

Aurora Suh, CRO da Omie, observa que a resistência também vem da percepção de que organizar custa caro ou engessa: "No dia a dia, os empresários acreditam que a informalidade gera agilidade, mas, na prática, isso acaba aumentando retrabalho e gargalos".

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"É preciso lembrar sempre que, sem processos, cada nova etapa vira uma repetição do mesmo esforço", complementa Silvio Abade Jr., CEO da KSE Brasil.

Quando o improviso vira regra, a empresa já está em risco. "Tarefas que dependem sempre da mesma pessoa, informações que só existem em planilhas paralelas e decisões tomadas no feeling porque os dados não estão consolidados são sinais claros", explica Magalhães.

"Um dos sinais mais evidentes é quando a gestão passa a depender apenas da memória ou da presença do dono. Atrasos em entregas, erros recorrentes e dificuldade de treinar colaboradores são sintomas de desorganização crítica", comenta Aurora.

Por onde começar o mapeamento de processos

O consenso entre os especialistas é que o primeiro passo é priorizar processos ligados ao caixa e ao cliente:

• Financeiro: "Fluxo de caixa, contas a pagar e a receber e emissão de notas são pontos vitais", diz a executiva da Omie.
• Atendimento: "O ciclo que conecta o cliente ao produto ou serviço deve ser o primeiro a ser documentado", acrescenta Abade.
• Recebíveis: Magalhães destaca que mapear a gestão de recebíveis traz impacto imediato. "Ao organizar essa frente, a empresa já consegue acessar crédito com mais agilidade, negociar melhor, vender mais e prever o fluxo de caixa com mais precisão", diz.

Tecnologia como aliada do crescimento

A tecnologia aparece como aliada para dar escala sem engessar. "Tecnologia não serve para complicar, e sim para simplificar. Automatizar processos não começa com um sistema novo, mas com clareza sobre o que precisa ser resolvido", afirma Magalhães.

Aurora lembra que hoje softwares em nuvem democratizaram a gestão empresarial: "Automatizam tarefas repetitivas, como emissão de notas e cobrança, liberando tempo para que o empresário foque em inovação e crescimento".

"Quando entra a tecnologia, o gestor é liberado de tarefas repetitivas e passa a tomar decisões baseadas em dados reais", acrescenta Abade. O desafio final é equilibrar consistência e flexibilidade.

"Não é engessar, é garantir um mínimo viável de previsibilidade, sem matar a criatividade", defende Magalhães. "Os processos devem ser guias, não muros", diz Aurora.

Abade completa: "Padronizar garante qualidade mínima e segurança operacional; flexibilidade permite adaptação rápida a oportunidades". O resultado é claro: estruturar e automatizar processos não engessa a PME, mas cria a base para crescer com eficiência, previsibilidade e inovação.